Nach Bestehen der mündlichen Prüfung müssen Sie Ihre Dissertation in der genehmigten Fassung der wissenschaftlichen Öffentlichkeit zugänglich machen. Sie können dies in elektronischer Form auf mediaTUM [9] tun. Dafür laden Sie Ihre Dissertation als PDF-Datei (bevorzugt PDF/A [10]) auf mediaTUM hoch.

Was müssen Sie tun?

Schritt 1:
Genehmigung des Titelblattes

Im Zeitraum nach der mündlichen Prüfung erhalten Sie eine E-Mail (Betreff: Dissertation publizieren - Link zum Workflow bzw. Publishing of your Dissertation - Link to Workflow + ID + Name) mit Informationen über die weiteren Publikationsschritte.

Parallel schickt Ihnen das Promotionsbüro ein Schreiben per Post, dem in der Regel das genehmigte Titelblatt beiliegt. Gegebenenfalls erhalten Sie das genehmigte Titelblatt bzw. die Bestätigung über die Korrektheit Ihres Titelblattes auch per E-Mail. Leiten Sie uns in diesem Fall den betreffenden Schriftverkehr mit dem Promotionsbüro und das genehmigte Titelblatt als Anhang per E-Mail an support.diss@ub.tum.de [11] weiter.

Bei Nichterhalt des genehmigten Titelblattes oder Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an das Promotionsbüro [3].

Schritt 2:
Datenkorrektur im Online-Workflow und Zusendung erforderlicher Unterlagen

In der E-Mail (Betreff: Dissertation publizieren - Link zum Workflow bzw. Publishing of your Dissertation - Link to Workflow + ID + Name) erhalten Sie Ihren individuellen Zugangslink zum Online-Workflow auf mediaTUM.

1. Aktualisieren Sie zunächst bei Bedarf Ihre Autoren- und Dissertationsdaten.
2. Wählen Sie anschließend als Publikationsmethode die Option „elektronische Publikation“ aus.
3. Nachdem Sie auf den Button „elektronische Publikation“ geklickt haben, erhalten Sie eine E-Mail mit weiteren Informationen zum Veröffentlichungsprozess (Betreff: E-Dissertation publizieren - Erforderliche Unterlagen und weitere Schritte bzw. Publishing your Dissertation Electronically - Necessary Documents and Further Steps + ID + Name).Sollten Sie doch gedruckt veröffentlichen wollen, kommen Sie auf der Upload-Seite durch den „Zurück“-Button wieder zur Publikationsweiche. Falls Sie schon ein Dokument hochgeladen haben, entfernen Sie es bitte, bevor Sie auf den „Zurück“-Button klicken.
4. Folgende Unterlagen benötigen wir von Ihnen:
   1. Autorenvertrag in doppelter Ausführung
      Drucken Sie bitte den zugesandten Autorenvertrag zweimal aus und schicken Sie beide Ausführungen unterschrieben per Post an die Universitätsbibliothek (Postanschrift [12]). Nutzen Sie dafür das der E-Mail beigefügte Anschreiben (Unterlagenversand) und kreuzen Sie an, welche Unterlagen Sie uns zuschicken. Das Zusenden des Autorenvertrages per Fax oder E-Mail ist nicht ausreichend.
      Wenn Sie Ihre Unterlagen (Autorenvertrag, genehmigtes Titelblatt, Sperrfrist) persönlich abgeben möchten, vereinbaren Sie bitte einen Termin per E-Mail.
      Mit dem Autorenvertrag räumen Sie uns die Rechte zur Veröffentlichung Ihrer Dissertation auf mediaTUM [9] ein. Die Rechte an der Dissertation bleiben bei Ihnen. Sie können Ihre Dissertation beliebig anderweitig veröffentlichen (z. B. auf ResearchGate oder in Zeitschriften).
   2. Sperrfristantrag
      Mit dem Sperrfristantrag können Sie eine Sperrung Ihrer Dissertation (PDF-Datei und Datensatz auf mediaTUM) von bis zu zwei Jahren nach der mündlichen Prüfung beantragen. Für eine Sperrfrist von bis zu einem Jahr genügt Ihre Unterschrift; für eine Sperrfrist von bis zu zwei Jahren müssen Sie zusätzlich die Unterschrift von der Dekanin oder dem Dekan Ihrer School einholen.
      Falls Ihre Dissertation mit Sperrfrist veröffentlicht werden soll, füllen Sie bitte zusätzlich den zugesandten Sperrfristantrag aus und schicken Sie ihn unterschrieben – zeitgleich mit dem Autorenvertrag – an die Universitätsbibliothek.
   3. Nachweis des genehmigten Titelblattes
      Senden Sie uns eine Kopie des genehmigten Titelblattes (mit Stempel und Unterschrift vom Promotionsbüro) zu. Sie können eine Kopie des genehmigten Titelblatts zusammen mit dem Autorenvertrag per Post oder alternativ separat als Scan oder Foto an unsere E-Mail-Adresse (support.diss@ub.tum.de [11]) schicken. Wenn Ihnen kein Titelblatt mit Stempel und Unterschrift des Promotionsbüros vorliegt, leiten Sie bitte als Nachweis der Genehmigung den E-Mail-Verkehr mit dem Promotionsbüro (inklusive Anhang) an Support-E-Dissertationen weiter. Bei Nichterhalt des genehmigten Titelblattes oder Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an das Promotionsbüro [3].

Schritt 3:
Upload der Dissertation als PDF-Datei auf mediaTUM

Im Online-Workflow auf mediaTUM laden Sie im letzten Schritt Ihre Dissertation als PDF-Datei auf unseren Server.

Beachten Sie vor dem Upload folgende wichtige Hinweise:

• Laden Sie die finale Fassung Ihrer Dissertation hoch.
  Rechtschreib- und Grammatikfehler dürfen noch verbessert werden. Alle anderen Änderungen bitten wir Sie mit dem Promotionsbüro und der Prüfungskommission abzuklären, da wir als Universitätsbibliothek über Änderungen nicht entscheiden können.
• Die erste Seite der PDF-Datei sollte dem genehmigten Titelblatt entsprechen. Bitte arbeiten Sie auf Ihrem Titelblatt (erste Seite der PDF-Datei) etwaige Korrekturen und Ergänzungen vom genehmigten Titelblatt ein, bevor Sie die PDF-Datei hochladen.
• Für die Veröffentlichung dürfen Sie Ihren Lebenslauf, die Eidesstattliche Erklärung, ggf. eingescannte Unterschriften und weitere personenbezogene Daten auf anderen Seiten der PDF-Datei entfernen.
• Als Dateiformat ist nur PDF möglich. (Wir empfehlen PDF/A [10].) Überprüfen Sie bitte vor dem Upload die Metadaten Ihrer PDF-Datei. Diese Daten werden von Suchmaschinen ausgewertet und ggf. angezeigt und sind damit ebenfalls im Internet sichtbar. Die Metadaten können in den Eigenschaften der PDF-Datei eingesehen und geändert werden.
• Nach Hochladen der PDF-Datei entstehen zwei weitere Dateien: eine Bilddatei (das Thumbnail) und eine Textdatei, die den Volltext der Dissertation beinhaltet. Bitte löschen Sie diese Dateien nicht.
• Nachdem Sie die PDF-Datei hochgeladen und auf „Fertig“ geklickt haben, sind keine Änderungen mehr möglich. Ihre Dissertation ist mit diesem Schritt aber noch nicht direkt veröffentlicht (siehe Schritt 4).

Schritt 4:
Abschluss des Workflows und Veröffentlichungsbestätigung

Wenn alle Unterlagen (unterschriebener Autorenvertrag in zweifacher Ausführung, Kopie des genehmigten Titelblatts, ggf. Sperrfristantrag) bei der Universitätsbibliothek eingegangen sind und die PDF-Datei hochgeladen ist, überprüfen wir alle Daten auf Korrektheit sowie die PDF-Datei auf Langzeitarchivierbarkeit, Indexierbarkeit des Volltextes und freie Zugänglichkeit (kein Passwort-Schutz).

Anschließend veröffentlichen wir Ihre Dissertation auf mediaTUM [9]. Falls Sie eine Sperrfrist beantragt haben, wird Ihre Dissertation erst nach deren Ablauf auf mediaTUM zugänglich sein. Direkt nach der Veröffentlichung erhalten Sie von uns per E-Mail eine Bestätigung, dass Ihre Dissertation (ggf. mit Sperrfrist) veröffentlicht worden ist.

Nach dem Erhalt der E-Mail mit der Veröffentlichungsbestätigung können Sie beim Promotionsbüro einen Termin zur Abholung Ihrer vorläufigen Urkunde vereinbaren. Die vorläufige Urkunde kann Ihnen auch per Post zugeschickt werden. Bitte wenden Sie sich hierzu an das Promotionsbüro.

Weitere Informationen zur Promotion erhalten Sie auf der Webseite der TUM Graduate School [7] oder beim Promotionsbüro [3].

Sobald Sie die Veröffentlichungsbestätigung erhalten haben, kontrollieren Sie gerne die PDF-Datei und die Daten auf mediaTUM. Bitte geben Sie uns schnellstmöglich Bescheid, falls etwas nicht korrekt ist. Änderungen können nur bis zum nach der Veröffentlichung folgenden Mittwochmittag umgesetzt werden.

Nachdem die Daten auf mediaTUM von der Deutschen Nationalbibliothek abgeholt wurden, sind Änderungen an den Metadaten und ein Austausch der PDF-Datei nicht mehr (bzw. nur aus rechtlichen Gründen, z.B. Datenschutz) möglich, da die Dissertation ab diesem Zeitpunkt deutschlandweit in Katalogen verfügbar ist.