Die Beauftragten für Qualitätsmanagement (QMB) koordinieren die Umsetzung des Qualitätsmanagements. Unterstützt werden die QMB von den Qualitätsmanagementbeauftragten der Abteilungen (QMBA). In jeder Abteilung übernimmt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter diese Aufgabe. Sie tragen Informationen aus den Abteilungen in die Runde der QMBA und aus der Runde der QMBA zurück in die Abteilungen.
Die Einführung des Qualitätsmanagementsystems hat dazu geführt, dass Arbeitsabläufe und Dienstleistungen in allen Teilbibliotheken vereinheitlicht und umfassend dokumentiert werden. Dies wird durch folgende Werkzeuge erreicht:
- Geschäftsgänge als Prozessbeschreibungen
- Interne Audits
- Ermittlung von Kundenanforderungen und -zufriedenheit
- Erhebung und Auswertung von Statistiken und Kennzahlen
- Lieferantenbewertungen
- Festlegen von jährlichen Qualitätszielen
- Kommunikation zwischen den Abteilungen in der QM-Runde
